SUNUŞ

Kurumsallaşma ve kalıcı olma özelliği geçmişten geleceğe bir devamlılık sağlamakla gerçekleştirilebilir. Bu devamlılık ise ancak kayıtlı bilgilerin saklandığı belge merkezlerinin ve arşivlerin düzenli, sistemli, erişilebilir olmasıyla olanaklıdır. Kurumların etkinliklerini yürütürken ve görevlerini yerine getirirken üretmiş oldukları belgeler ve bu belgelerin yer aldığı belge merkezleri ve arşivler hem geçmişten geleceğe devamlılığı sağlayan, hem de kurumların çeşitli sorunlarına çözüm yollarını açacak olan bilgi birikimini barındıran birimlerdir.
Bir kurumda sorunları kişilerin yerine sistemlerin çözdüğü bir yapı oluşturulabilirse kurumsallaşma gerçekleştirilebilir. Belge merkezlerinin ve arşivlerin bu yapı içerisinde yer alması, belge ve arşiv işlemlerinin bir düzen çerçevesinde yürütülmesi, kurumsallaşmanın sağlanmasında göz ardı edilmemesi gereken bir konudur. Çünkü bir kurumun bilgi birikimi, bir başka deyişle kurumun belleği, o kurumun aynı zamanda geçmişten geleceğe taşınan gücünü belirleyen ve konumunu simgeleyen temel unsurdur.

Üniversetelerde yazışmaların çağın gerektirdiği biçimde düzgün ve etkili olarak gerçekleştirilmesi, bütünsel bir dosyalama sisteminin oluşturulması ve belge saklama planlarının hazırlanması, birim arşivleri ile kurum arşivlerinin yeniden yapılandırılarak, belge/dosya değerlendirme – ayıklama – imha işlemlerinin mevzuata uygun yürütülmesi amacıyla bir sistem oluşturma gereği duyulmuş ve bu çerçevede “Üniversiteler İçin Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS)” oluşturulması için Doç. Dr. Fahrettin Özdemirci tarafından geliştirilen ve TÜBİTAK tarafından desteklenen proje, üniversitemizde alan çalışması yapılarak gerçekleştirilmiştir.
Belgenin üretimiyle başlayan belge ve arşiv işlemleri; yazışma teknikleriyle, dosyalama sistemiyle, saklama planlarıyla, değerlendirme-ayıklama-imha ve dosya düzenleme çalışmalarıyla bir bütündür. Proje çalışmaları sonucunda hazırlanan “Üniversiteler İçin Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi/İşlemleri (BEYAS) El Kitabı” üniversitelerde belge yönetimi ve arşiv sisteminin kurulması ve işlemlerin bütünsel bir yapı içerisinde yürütülebilmesi için yol gösterici bir çalışmadır.
Günümüzde hiç kuşkusuz ki, belge yönetimi ve arşiv işlemlerinin önemli bir ayağını da elektronik boyut oluşturmaktadır. Ancak üniversitelerde belge yönetimi ve arşiv sistemi yapısı oluşturulduktan sonra elektronik belge yönetimi ve arşiv işlemlerine geçilmesi mümkün olabilecektir.
Üniversitelerin kurumsal kimliklerini tarihle bütünleştirebilmeleri ve geleceğe taşıyabilmeleri belge ve arşiv işlemlerini çağdaş yönetim yaklaşımı içerisinde yürütebilmeleri ile gerçekleşebilecektir. Bu çalışma, üniversitelerde belge yönetimi ve arşiv sisteminin oluşturulmasında izlenmesi gereken yol, yöntem ve usûlleri gösteren, üniversitelerin elektronik belge yönetimi ve arşiv sistemine geçişleri için gerek duyulan altyapının kurulmasını sağlamak amacı taşıyan temel kaynak niteliğindedir.
Bu alanda yaptıkları çalışmalarla önemli bir boşluğu dolduran ve gelecekte atılacak adımlar için bir yol haritası oluşturan başta Doç. Dr. Fahrettin Özdemirci olmak üzere Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) ekibine, projeye destek veren Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu (TÜBİTAK) ve Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne Üniversitem ve bu eserden yararlanacak tüm yükseköğretim kurumları adına teşekkürlerimi sunarım.
Prof. Dr. Cemal TALUĞ
Ankara Üniversitesi
Rektörü

tarafından| 2017-01-30T14:42:02+00:00 Ocak 30th, 2017|Kategoriler: BEYAS El Kitabı|SUNUŞ için yorumlar kapalı

Yazarlar Hakkında

Beyas Koordinatörlüğü Web Sayfası Yöneticisi