Üniversiteler İçin Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi/İşlemleri (BEYAS) El-Kitabı; üniversitelerde belge ve arşiv işlemlerini yasal ve idari düzenlemelere uygun etkin ve verimli bir biçimde yürütmeyi hedefleyen bir kılavuz olarak hazırlanmıştır.

El kitabı, belge yönetimi ve arşiv işlemleri ile ilgili yeni kavramların anlaşılmasını, tanımlanmasını, süreçlerin ve uygulamaların belirlenmesini, işlemlerin kolaylaştırılmasını, belge yönetimi ve arşiv kültürünün üniversitelerde yerleştirilmesini hedeflemektedir.

Ayrıca bu el kitabının, e-belge yönetimi ve arşivleme gibi yeni gelişmelerin geçen zaman içinde yarattığı etkiyi üniversitelerin yararına yönlendirecek açılımlar sağlayacak yaklaşımlar sunması ve e-belge yönetimi ve arşiv sistemi (EBYS) için altyapı oluşturması bakımından dikkate alınması gereken bir dokümandır.

Bu el kitabı üniversitelere, belge yönetimi ve arşiv sistemi çalışmalarını verimli ve etkin bir biçimde yürütebilmeleri için (1) hedef belirleme (2) bilgilendirme (3) bilinçlendirme (4) gerçekleştirme süreçlerini vermektedir. Üniversiteler bu işin başarısı için gereken ve beşinci adımı oluşturan (5) ödüllendirmeyi de dikkate almalıdır.

Kurumlarda belge ve arşiv işlemlerini yürütmek için bir kılavuza ihtiyaç olduğu sıklıkla gündeme getirilen bir konudur. Özellikle üniversitelerde bu konuda ciddi sıkıntılar yaşandığı görülmektedir. Bu ihtiyacı karşılamak amacıyla Doç. Dr. Fahrettin Özdemirci “Üniversiteler İçin Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi Geliştirme Projesi”ni geliştirerek proje ekibini oluşturmuş ve geliştirdiği proje TÜBİTAK, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü (DAGM) ve Ankara Üniversitesi tarafından desteklenmiştir.

Bu kılavuz, proje çalışmaları çerçevesinde Ankara Üniversitesi’nde gerçekleştirilen uygulamaların sonucudur. Çalışma Ankara Üniversitesi’nin en üst yönetimi başta olmak üzere tüm personelinin katkı ve destekleri ile Doç. Dr. Fahrettin Özdemirci’nin yürütücülüğünde Ankara Üniversitesi ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü uzmanlarından oluşan özel bir çalışma grubu tarafından alan çalışması yapılarak hazırlanmıştır.

Proje kapsamında uygulamalı çalışmaların yürütülebilmesi için Ankara Üniversitesi Rektörlüğü tarafından Doç. Dr. Fahrettin Özdemirci yetkilendirilmiş ve koordinasyon görevi verilmiştir. Rektörün izniyle konuyla ilgili sunum 02.10.2007 tarihli Ankara Üniversitesi Senato toplantısında Doç. Dr. Fahrettin Özdemirci tarafından yapılmış ve önceki Rektör Prof. Dr. Nusret Aras bu konuda tüm yetkinin Doç. Dr. Fahrettin Özdemirci’ye verildiğini belirterek tüm senato üyelerinden birimlerince destek verilmesini istemiştir.

Yapılan çalışmalar sonucunda oluşturulan iş ve işlem süreçleri, hazırlanan işlem kılavuzları ve yönergeler, Ankara Üniversitesi’nin ilgili birimlerine ve yönetim kademelerine sunulmuş, gelen eleştiri ve öneriler doğrultusunda değişiklikler ve ilaveler yapılarak son biçimleri verilmiştir.

Çalışmalar süresince destek olan herkese teşekkürlerimizi sunarken katkılarını anmadan geçemeyeceğimiz kurum ve kişileri de burada belirtmek bizim için ayrıca önem taşımaktadır.  Bu bağlamda;

Başlangıçta araştırmacı olarak projede yer alan ve projenin Ankara Üniversitesi’nde uygulamaya geçirilmesi sürecine destek olan, daha sonra kendi isteği ile projeden ayrılan Prof. Dr. Doğan Atılgan’a katkılarından dolayı teşekkür ederim. Projenin başından beri, bursiyer olarak projede görev alan Ankara Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Bilgi ve Belge Yönetimi Anabilim Dalı doktora öğrencisi Burcu Keten’e sağladığı önemli katkı ve destekleri için teşekkür ederim. Yine bursiyer olarak son altı aylık dönemde ekibe katılan Ankara Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Bilgi ve Belge Yönetimi Anabilim Dalı doktora öğrencisi Yusuf Yalçın’a teşekkür ederim.

Proje süresince birlikteliğimizin devam ettiği proje araştırmacılarına ayrı ayrı teşekkür ederim. Özellikle uygulamaya ilişkin çalışmalarda, verilen eğitim seminerlerinde, birim incelemelerinde, uygulama sonuçlarının değerlendirilmesinde önemli katkıları olan ve kendilerinden çok yararlı bilgiler edindiğim Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü personeli proje araştırmacıları Mehmet Torunlar ve Selvet Saraç’a proje çalışmaları sürecinde ve özellikle bu el kitabının hazırlanmasında zaman mefhumu gözetmeksizin benimle birlikte büyük bir özveri ile çalışarak verdikleri destek ve katkı için teşekkür ederim. Yine proje araştırmacılarından Ankara Üniversitesi öğretim üyeleri Doç. Dr. Fatih Rukancı ve Yrd. Doç. Dr. Hakan Anameriç’e Ankara Üniversitesi’nin tüm birimlerini içeren analiz çalışmalarının sonuçlarının tablolaştırılmasında ve değerlendirilmesinde sağladıkları katkılardan dolayı teşekkür ederim.

Çalışmalarımızda bilgilerinden yararlandığımız Ankara Üniversitesi Dil ve Tarih-Coğrafya Fakültesi Bilgi ve Belge Yönetimi öğretim üyesi Doç. Dr. S. Özlem Bayram’a ve Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü personeli Bahattin Yalçınkaya ile Yükseköğretim Kurulu Yayın ve Dokümantasyon Dairesi Başkanı Ahmet Kahraman’a teşekkür ederim.

Ankara Üniversitesi’nde uygulamaların yürütülmesi için kurulan “Ankara Üniversitesi Kurum Belge Merkezi ve Arşivi Şube Müdürlüğü”nde görevlendirilen Salim Erşahin (Şube Müdürü) ve Ercan Gürbüz’e idari işlerin yürütülmesinde verdikleri destek için teşekkür ederim. Ayrıca kısmi zamanlı çalışan Ankara Üniversitesi Dil ve Tarih-Coğrafya Fakültesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü öğrencisi Celal Yıldız ve Tuğçe Yeşiltaş’a BEYAS Web Sitesi’nin güncel tutulması ve yeni tasarım çalışmalarında sağladığı katkı ve idari işlerin yürütülmesinde verdiği destek için teşekkür ederim.

Ankara Üniversitesi’nde ekip çalışmalarının yapılabilmesi için ofis tahsisi yapılana kadar, ekibimize toplantıları ve çalışmaları için kapılarını açan, mekânlarının kullanılmasına izin veren ve çalışmalarımızı her zaman destekleyen Devlet Arşivleri Genel Müdürü Doç. Dr. Yusuf Sarınay’a ve Ankara Üniversitesi Dil ve Tarih-Coğrafya Fakültesi Dekanı ve Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü Başkanı Prof. Dr. H. Sekine Karakaş’a teşekkür ederim.

Projeye sağladıkları katkı ve desteklerden dolayı Ankara Üniversitesi yöneticileri Prof. Dr. Nusret Aras (Önceki Rektör), Prof. Dr. Ömer L. Gebizlioğlu (Önceki Rektör Yardımcısı), Prof. Dr. Cemal Taluğ (Rektör), Prof. Dr. N. Yasemin Oğuz (Rektör Yardımcısı), Ertuğrul Mülazımoğlu (Genel Sekreter Yrd. Vekili) başta olmak üzere tüm üniversite çalışanlarına teşekkür ederim.

Belge yönetimi ve arşiv çalışmalarının Rektörlük düzeyinde yürütülmesini ve BEYAS Koordinasyon Ofisi’nin oluşturulmasını sağlayan Rektör Yardımcısı Prof. Dr. N. Yasemin Oğuz hocamıza destekleri ve bizlere duyduğu güvenlerinden dolayı kendilerine ayrıca teşekkür ederim.

Ankara Üniversitesi’nde uygulamaya yönelik yürüttüğümüz tüm çalışmalarda her zaman bize destek veren, çalışmada bizi yalnız bırakmayan birçok çalışmada bizimle birlikte olan Genel Sekreter Yrd. Vekili Ertuğrul Mülazımoğlu’na ayrıca teşekkür ederim.

Proje süresince TÜBİTAK ile olan ilişkilerimizde bize yardımcı olan ve sorularımızı büyük bir nezaket ve titizlikle cevaplayan Dr. Şükrü Kaya’ya ayrıca teşekkür ederim.

Ülkemiz üniversiteleri için önemli bir kaynak kılavuzun çıkarılmasını sağlayan bu projeye verdikleri maddi ve manevi destek için TÜBİTAK’a özellikle teşekkür etmek isterim.

Uygulamalı bir çalışmanın sonucunda hazırlanan “Üniversiteler İçin Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi/İşlemleri (BEYAS) El-Kitabı” adlı bu çalışma proje sonuç raporunun eki olarak Kasım 2009 tarihinde raporla birlikte TÜBİTAK’a sunulmuştur.

Yukarıda kısaca açıklanan kurum ve kişilerin destek ve katkılarıyla hazırlanan kılavuzun yükseköğretim kurumlarımızın belge yönetimi ve arşiv işlemlerinde kullanacakları önemli bir temel kaynak olması dileğiyle…

Saygılarımla,

Doç. Dr. Fahrettin ÖZDEMİRCİ
Üniversiteler İçin Belge Yönetimi ve
Arşiv Sistemi (BEYAS) Geliştirme
Proje Yürütücüsü