1. Kuruluş Süreci
Ankara Üniversitesi’nde “Belge Yönetimi ve Arşiv İşlem Süreçleri”nin yeniden yapılandırılması konusunda çalışmalar yapmak, TÜBİTAK ile Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ve diğer kuruluşlarla ilişkileri yürütmek ve koordine etmek üzere Rektörlüğün 09.04.2007 tarihli ve B.30.2.ANK.0.70.71/04-8091/10726 sayılı yazısı ile Prof. Dr. Fahrettin Özdemirci yetkilendirilmiştir. Bu yetkilendirme ve koordinasyon görevi birlikte Ankara Üniversitesi’nde Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinasyon Ofisi oluşturulmuş ve Ord. Prof. Dr. Şevket Aziz Kansu Binası 4. katta çalışma mekânı tahsis edilmiştir. Proje destekli yürütülen çalışmalarla birlikte üniversitemiz çalışma ve uygulamalarının sürdürülmesi sağlamak amacıyla Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi Koordinatörü olarak Prof. Dr. Fahrettin Özdemirci görevlendirilmiştir.

Yapılan çalışmaların üniversitedeki uygulamalarını gerçekleştirmek ve bu kapsamda idari işleri yürütmek üzere 13.03.2008 tarihli Rektörlük ‘olur’’u ile şube müdürlüğü düzeyinde bir idari birim oluşturulmuştur. Rektörlük 16.12.2008 tarihli ve B.30.2.ANK.0.70.71/04-37803/27775 sayılı yazısıyla Kurum Belge Merkezi ve Arşivi Şube Müdürlüğünü yasal düzenlemelere uygun olarak İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına bağlı Şube Müdürlüğü olarak yeniden yapılandırmıştır.

Şube Müdürlüğü çalışmalarını BEYAS Koordinatörlüğü’nün gözetim, denetim ve koordinasyonunda yürütmektedir. Şube Müdürlüğü BEYAS Koordinatörlüğünün idari işlerini de yürütmektedir. Kurum Belge Merkezi ve Arşivi Şube Müdürlüğü’nde bir şube müdürü, bir şef, bir memur ve iki kısmi zamanlı öğrenci görev yapmaktadır.
2011 yılı Aralık ayında Bilgi ve Belge Yönetimi mezunu bir uzman BEYAS Koordinatörlüğünde göreve başlamıştır.

1 Kasım 2010 tarihinde BEYAS Koordinatörlüğü (I Blok IZ-09 numaralı oda) ve Kurum Belge Merkezi ve Arşivi Şube Müdürlüğü (I Blok IZ-03 ve IZ-04 numaralı odalar) Gölbaşı 50. Yıl Yerleşkesine taşınmıştır.

2011 Yılı ikinci yarısında başlatılan BEYAS / Kurum Belge Merkezi ve Arşivi Binası projelendirme çalışmaları tamamlanarak Haziran 2012’de Gölbaşında yapılacak binanın ihalesi yapılmış ve temel kazma çalışmaları 24 Temmuz itibariyle başlatılmıştır.

2. Amacı

  • Üniversitemizde belge yönetimi ve arşiv sisteminin kurulması,
  • Kurum/birim belge merkezi ve arşivi çalışmalarının uyum içerisinde yürütülmesi için politika ve stratejilerin oluşturulması,
  • Üniversitemiz Kurum Belge Merkezi ve Arşivi’ne işlerlik kazandırılması,
  • Üniversitemiz Birim Belge Merkezi ve Arşivlerinin oluşturulmasına kılavuzluk edilmesi,
  • e-Belge yönetimi ve arşivleme sistemine geçiş süreci çalışmalarının yürütülmesi,
  • Uygulamalara ilişkin yönetmelik, yönerge, esas, kılavuz vb. işlem prosedürlerinin geliştirilmesi,
  • Üniversitemiz “Yazışma Birim (Haberleşme) Kodları”nın verilmesi ve uygulamaların izlenmesi; kod uygulamalarındaki süreçte YÖK ve Devlet Teşkilatı Veritabanı (DTVT) ile ilişkilerin yürütülmesi,
  • BEYAS uygulama süreçlerine ilişkin üniversitemiz personeline yönelik eğitim programlarının Personel Daire Başkanlığı Hizmetiçi Eğitim Şubesi ile koordinasyon içersinde planlanması, hazırlanması ve yürütülmesi,
  • Üniversitemiz BEYAS ve e-BEYAS çalışmalarının planlanması, koordinasyonu, süreçlerin uygulamaya konulması ve izlenmesi, amacıyla kurulmuştur.

3. Görevleri
BEYAS Koordinatörlüğü, belirlenen vizyon, misyon ve kuruluş amacı çerçevesinde aşağıda belirtilen üniversitenin 3 (üç) temel fonksiyona yönelik çalışmaları yürütmektedir:

(1) Belge Yönetimi Çalışmaları
İş Süreçlerinde yapılan yazışmalar ve üretilen evrak/belgelerin üretimlerinden başlanarak bu süreçlerde dosyaların oluşumu, düzenlenmesi, değerlendirme-ayıklama-imha işlemlerinin yönetimi ve arşive transferine kadar olan sürecin belge yönetim ilke ve yöntemlerine göre yönetimini sağlamak.

(2) Elektronik Belge Yönetimi ve Arşivleme Çalışmaları
İş süreçlerinde üretilen belgelerin elektronik ortamda e-imza destekli bir sistemde gerçekleştirilmesi sürecini tanımlayarak uygulamaya geçirmek ve üniversitenin e-BEYAS sistemini kurarak e-devlet entegrasyonunu sağlamak.

(3) Arşiv Yönetimi Çalışmaları
Fiziksel arşiv işlerini yürütmek ve bu kapsamda üniversitenin yasal düzenlemelerin öngördüğü çerçevede merkezi bir bina yapılmasını sağlamak ve üniversitenin idari, hukuki, mali, kültürel ve araştırma değeri taşıyan arşiv belgelerini bu yapıda toplayarak belge yönetimi ve arşiv disiplinin öngördüğü ilke ve yöntemlere göre tasnif etmek, korumak ve araştırmaya açmak.

4. Çalışma Alanı
Üniversitemiz belge yönetimi ve arşiv çalışmaları 106 (yüzaltı) birim esas alınarak yürütülmektedir. 107 birimde belge yönetimi ve arşiv çalışmaları ile görevlendirilmiş sorumlular bulunmaktadır. Görevlendirilmiş sorumlular çalışmalarında Koordinatörlüğümüzle bağlantılı çalışmaktadır. Bunlar; 17 Rektörlük İdari Birim, 5 Koordinatörlük, 3 Rektörlük Bölüm Başkanlığı, 3 Kurul, 14 Fakülte, 13 Enstitü, 1 Konsevatuvar, 3 Yüksekokul, 9 Meslek Yüksekokulu, 36 Araştırma ve Uygulama Merkezi, 2 Hastane’den oluşmaktadır. 107 idari ve akademik birime bağlı alt birimler (üniteler) toplamı ise 1233’tür.

BEYAS Koordinatörlüğü