Hakkında

//Hakkında

Hakkında

Kurumlar için yaşamsal öneme sahip bilginin önemli bir bölümünü, kurumun etkinliklerini yürütürken ve yasal yükümlülüklerini yerine getirirken ürettiği ve ilişkide bulunduğu kurumlardan gelen belgelerde bulunmaktadır. Kurumsal iletişim, doğrulama, onaylama ve iş süreçlerini gösterme gibi işlevleri üstlenen belgeler, geçmişe dönük bilgi birikimini barındıran, geleceğe yönelik en önemli bilgi kaynaklardan biri konumundadır. Kurumsal sistemin uyumlu ve eşgüdümlü olarak işleyişi ile kararların doğru olarak verilmesini sağlamada belgeler bu anlamda belirleyici öneme sahiptir. Açıkçası, yönetimin bir ürünü olan belgeler, çağdaş kurumlar için vazgeçilmez entelektüel sermaye kaynaklarıdır. Belgeler, daha çok kurumsal yönetimin geleceğe yönelik karar verme sürecini etkileyen stratejik verileri sağlayan, üretilmiş ve depolanmış birinci el bilgi kaynaklarıdır.

Bu bağlamda üniversiteler, çağdaş eğitim-öğretim modellerinde öngörülen kaliteli eğitim-öğretim hizmeti üretmeye çalışırken; etkin ve verimli bir yönetim gerçekleştirmenin önemli bir ayağını oluşturan belge ve arşiv işlemlerine ilişkin çalışmaları da yürütmesi gerekmektedir.

Belge yönetim yaklaşımları, yasal ve idari düzenlemeler ile bu konudaki uluslararası standartlar (ISO 15489), kurumlarda belge ve arşiv işlemlerini bir sistem olgusu içerisinde ele alınmasını ve öncelikle kurumlarda bir belge yönetim sisteminin oluşturulması öngörmektedir.

Üniversitelerde belge yönetimi ve arşiv sistemi ya da işlemleri üzerine ülkemizde doğrudan yapılmış bir çalışma bulunmuyordu. Üniversitemiz bu konuda ülkemiz tüm üniversitelerine model olan çalışmayı yaparak  ve uygulamaya geçirmiş, böylece bir ilki gerçekleştirmiştir.

Bu bağlamda Ankara Üniversitesi’nde belge ve arşiv işlemlerine ilişkin analiz çalışmaları yapılmış, elde edilen verilere dayanılarak Ankara Üniversitesi için bir belge yönetimi ve arşiv sistemi yapısı oluşturulmuş; belge yönetimi ve arşiv işlemlerine ilişkin süreçler belirlenerek uygulama kılavuzları, yönergeler, dosya planı, saklama planları üretilmiştir.

Ayrıca teknolojik gelişmeler, yazışmalarda elektronik boyutu gündeme getirmiştir. Bu çerçevede kurum ve kuruluşlarda gelecek, e-yazışmalarda, e-belgelerde kendini gösterecektir. Geleneksel anlamda yazışmalarını, kurumsal belgelerini yönetemeyen bir kurumun, e-yazışmaları gerçekleştirmesi, e-belge yönetim sürecinigerçekleştirmesi ise mümkün değildir. Kurumlar bu bağlamda yeni bir yapılanmaya gitmek zorundadır.

Üniversitemizde yürütülen ve hayata geçirilen kısaca BEYAS olarak bilinen çalışmaların proje ayağı tamalanmıştır. Bu bağlamda Üniversitemizde belge ve arşiv işlemlerinin, belge yönetimi ve arşivcilik ilke ve yöntemlerine göre yürütülebilmesini sağlamak ve ülkemizdeki tüm üniversitelere kılavuz olacak bir “Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi Modeli” oluşturmak hedefi gerçekleştirilmiştir.

Proje çalışma, belge yönetimi ve arşiv konusunda bilgi birikimi ve deneyimi olan Ankara Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü öğretim elemanları ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü uzmanlarından oluşan bir ekip tarafından alan çalışması yapılarak yaklaşık iki yıllık bir sürede tamalanmıştır. Ankara Üniversitesi’nde yürütülen bu çalışma Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ve TÜBİTAK tarafından desteklenmiştir.

Üniversitemizde yürütülen çalışma çerçevesindeBelge Yönetimi ve Arşiv Sistemi – BEYAS web sitesi hazırlanmıştır. Siteye Ankara Üniversitesi web sayfasında bulunan bağlantıdan ya da doğrudan http://beyas.ankara.edu.tr adresinden üniversitemiz bilgisayarlarından erişilebilmektedir. Uygulamalar kapsamında hazırlanan dosya planı, standart formlar vb. bir kısım dokümanlar diğer üniversitelerin erişim ve kullanımını da açılmıştır.

Bu sitede Ankara Üniversitesi belge yönetimi ve arşiv yapısı, yönergeler, uygulama kılavuzları, dosya planı, standart formlar, çalışma ile ilgili tüm belge, duyuru, haber ve iletişim adresleri yer almakta ve sürekli olarak güncellenmektedir. Üniversitemiz birimlerinden belirlenen yetkililere e-posta ile güncel gelişmeler, duyurular ve yapılması gereken çalışmalar bildirilmektedir.

Üniversitemiz tüm çalışanlarının, BEYAS web sayfasını izlemeleri ve sayfada verilen bilgiler doğrultusunda belge ve arşiv işlemlerini yapmaları, yöneticilerin ise işlemleri izlemeleri ve yaptırmaları,  üniversitemiz belge yönetimi ve arşiv çalışmalarının etkin ve verimli bir biçimde yürütülmesi için önem taşımaktadır.

Saygılarımla,

Prof. Dr. Fahrettin Özdemirci
Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörü
e-posta: beyas@ankara.edu.tr

tarafından| 2017-01-23T09:41:33+00:00 Ocak 23rd, 2017|Kategoriler: Kurumsal|Hakkında için yorumlar kapalı

Yazarlar Hakkında

Beyas Koordinatörlüğü Web Sayfası Yöneticisi