ANKARA ÜNİVERSİTESİ

Elektronik Belge Yönetimi ve Arşivleme Sistemi
(e-BEYAS) Projesi Hakkında

 

e-Devlet çalışmaları kapsamında T.C. ANKARA ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ ile TÜRKSAT UYDU HABERLEŞME KABLO TV VE İŞLETME A.Ş. arasında bilgi teknolojileri standartlarının yükseltilmesi, e-Devlet uygulamaları, bilişim ve iletişim teknolojileri konusunda birlikte çalışma esaslarını belirlemek amacıyla iki yıl süreli İşbirliği Protokolü yapıldı. İşbirliği Protokolü, Üniversitemiz adına Rektör Prof. Dr. Cemal TALUĞ, TÜRSAT A.Ş. adına Genel Müdür Dr. Özkan DALBAY tarafından imzalandı. İşbirliği Protokolü çerçevesinde e-BEYAS Projesi Hizmet Alımı Sözleşmesi’nin imzalanmasıyla çalışmalar başlatıldı.

Rektör Yardımcısı Prof. Dr. Argun KARACABEY başkanlığında Şubat 2011 tarihinden buyana e-BEYAS uygulama yazılımı için çalışmalar gerçekleştiren Komisyon, TÜRSAT A.Ş. ile bir süredir yürüttüğü görüşme ve çalışmaları işbirliği protokolü ile sonuçlandırdı.
Protokol kapsamında ilk olarak e-BEYAS (Elektronik Belge Yönetimi ve Arşivleme Sistemi) geliştirilerek uygulamaya geçirilmesine karar verildi. Çalışmalar, üniversitemizce hazırlanan ve Protokol ekinde yer alan “e-BEYAS Projesi Teknik Şartnamesi” çerçevesinde iki aşamada gerçekleştirilecektir.

Üniversitemiz belge akış ve işlem süreçlerinin elektronik ortama taşınarak belge ve dokümanların güvenli elektronik ortamda üretilmesini ve dışarıdan elektronik ortama aktarılan belge ve dokümanlarla birlikte yasal ve idari düzenlemelere uygun olarak yönetilmesini, kayıt altına alınmasını, paylaşılmasını, arşivlenmesini ve raporlanmasını sağlayan web tabanlı esnek ve diğer uygulamalarla entegre olabilen e-imza destekli e-BEYAS’ ın Faz-1 ve Faz-2 süreçleri sonucunda kurulması hedeflenmektedir.

Proje sorumlu birimleri BEYAS Koordinatörlüğü ve Bilgi İşlem Daire Başkanlığı olarak belirlenmiştir. e-BEYAS Projesi Doç. Dr. Fahrettin Özdemirci ve Doç. Dr. Özlem Bayramyönetiminde belirlen Proje Ekibi tarafından yürütülmektedir.

Faz-1 süreci; e-BEYAS’ın Başbakanlık Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik ile Ankara Üniversitesi Yazışma ve Evrak/Belge Kayıt İşlemleri Yönergesi-BEYAS-İK-05 ve 5070 sayılı Kanun’a tabi olan belgeler ve standart idari belge süreçlerini içeren uygulamanın TS 13298 Elektronik Belge Yönetim Standardına uygun olarak geliştirilmesi, kurulması, gerekli eğitimlerin verilerek öncelikli olarak Rektörlük birimlerine uygulanması daha sonra idari yazışma yapmış olduğu bağlı birimlere kurulması işlerini; Faz-2 süreci ise; e-BEYAS’ın birinci aşama haricindeki üniversiteye özgü belge ve doküman süreçlerini içeren uygulamanın BEYAS Modeli kapsamında geliştirilmesi ve kurulması işlemlerini kapsamaktadır.

Üniversitemizde kurulacak sistemin açık adı “Elektronik Belge Yönetimi ve Arşivleme Sistemi”; kısa adı ise “e-BEYAS” olarak belirlenmiştir.

Faz-1 ve Faz-2 süreçleri sonucunda kurulacak olan e-BEYAS şu amaçlara hizmet edecektir.

  • Daha dinamik bir kamu hizmeti sağlamak amacıyla; kurum içi ve kurumlar arası veri, bilgi ve belge paylaşımına imkân sunan ve kamusal hizmetlerin interaktif, kalıcı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlayan bir elektronik belge, doküman ve arşiv yönetim sistemi oluşturmak,
  • Ankara Üniversitesi birimleri arasındaki belge ve doküman alışverişinde yaşanan kırtasiye prosedürlerini ortadan kaldırmak; işlem süreçlerini kısaltarak zaman ve insan gücünü daha etkin kullanmak.
  • Ankara Üniversitesi ile diğer kamu kurumları, özel kuruluşlar ve kişiler arasındaki belge ve doküman alışverişinde yaşanan kırtasiye prosedürlerini ortadan kaldırmak,
  • e-Kurum olma çalışmalarında üniversiteyi daha ileriye götürmek,
  • Bilgi Toplumu Stratejisi Eylem Planı ve e-Dönüşüm Türkiye Projesi kapsamında kamu kurumlarınca yapılan çalışmalara uyum sağlamak,
  • e-Yazışma ve e- Devlet platformlarında yer almak.

Üniversitemizde elektronik yazışma (e-yazışma) uygulamasına geçiş için e-BEYAS Komisyonu ve e-BEYAS-M Proje ekibi tarafından yürütülen çalışmaların belirli bir seviyeye getirilerek bu kapsamda TÜRKSAT A.Ş. ile imzalanan İşbirliği Protokolü çerçevesinde e-BEYAS (Elektronik Belge Yönetimi ve Arşivleme Sistemi)’nin kurulmasına başlanmıştır. e-BEYAS uygulaması, e-Kurum olma yolunda üniversitemiz adına atılmış önemli bir adım olmuştur.

e-BEYAS uygulamasında kullanılacak e-imzaların alınması işlemleri başlatılmıştır. Bu kapsamda öncelikle yönetim kademesinde bulunan personele e-imza alınması için TÜBİTAK-BİLGEM’e başvuru yapılarak süreç başlatılmış olup, e-BEYAS’ın yaygınlaştırılması sürecinde e-imza alınması işlemlerine gereksinimler doğrultusunda devam edilerek, sistemin tüm birimlerimizde kullanımını sağlamak için yaygınlaştırma çalışmaları yapılacaktır.

Prof. Dr. Fahrettin ÖZDEMİRCİ
BEYAS Koordinatörü ve
e-BEYAS Proje Yöneticisi