Dosya İsteme Fişi (Vekil Fiş) – İndirmek için burayı tıklayın
(Doküman No: BEYAS-FR-05-1)
Dosyalanan belgelerin kurumdaki herhangi bir birim tarafından yeniden incelenmesi ya da kullanılabilmesi için, dosyaların bulunduğu arşivden çıkarılması ve çeşitli yasal işlemlerden sonra belli süreliğine ödünç alınması gerekmektedir. Dosyaların yerinden çıkarılıp ödünç verilmesi işlemleri bir takım form ve defterlerle kayıt altına alınmalıdır. Kurumlarda dosyaların ödünç verilmesinde dosya isteme fişi kullanılmalıdır. Bu fişler, bir nüshası dosyanın çıkarıldığı yere biri de hatırlatma dosyasına konmak üzere iki nüsha olarak doldurulmalıdır.  Böylece personelin raf ya da dolaplara gitmeksizin o dosyanın ödünç verildiğini anlaması sağlanır.

Dosya Transfer Fişi – İndirmek için burayı tıklayın
(Doküman No: BEYAS-FR-05-2)
Bazı durumlarda ödünç verilen dosyaların birim ya da kurum belge merkezi ve arşivine değil, başka bir kişi ya da birime verilmesi gerekebilmektedir. Bu durumda ödünç alınan dosyalar bir başkasına dosya transfer fişleri ile devredilmelidir. Dosya transfer fişi iki nüsha olarak düzenlenmeli ve fişler dosyanın ödünç alındığı birim ya da arşive gönderilmelidir.

Dosya İzleme Listesi – İndirmek için burayı tıklayın
(Doküman No: BEYAS-FR-05-3)
Dosyaların geri alınma sürecini hızlandırmak ve takibini sağlamak için hatırlatma dosyasının yerine dosya izleme formları da kullanılabilir. Bu formlar dosya isteme fişlerinde yer alan bilgilerin toplu olarak kayıt altına alınması için tutulmaktadır. Her iki kayıt türünde de benzer bilgiler bulunmaktadır. Dosyalar, ödünç verilen yerde en fazla yedi gün kalmalıdır. Bu sürenin ihlal edilmemesi için hatırlatma dosyasının ya da dosya izleme formunun belli aralıklarla kontrol edilmesi gerekmektedir.