Dosya İçerik Listesi – BEYAS-FR-01

////Dosya İçerik Listesi – BEYAS-FR-01

Dosya İçerik Listesi – BEYAS-FR-01

Dosyayı indirmek için burayı tıklayın
(Doküman No: BEYAS-FR-01)

“DOSYA İÇERİK LİSTESİ” DÜZENLEME AÇIKLAMASI

  1. Her dosya için düzenlenir ve dosya/klasörün üst kapağının iç tarafına iliştirilir.
  2. Bu listeler, ünitelerce her dosya/klasör için belge düzeyinde hazırlanır. (Bkz. Ünitelerde Yapılacak Belge/Dosya İşlemleri-BEYAS-İK-01).
  3. Listeleme Türü” hangi düzeyde ise o işaretlenir.
  4. Belge Türü” “Dosya İçerik Listesi-BEYAS-FR-01” hazırlanan belge/dosya ve materyallerden farklı özelliklere sahip olanlar için (yazılı belge, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, CD, disket, kaset, manyetik şerit, vb.), “Dosya İçerik Listesi-FR-01”ler ayrı ayrı hazırlanır ve söz konusu materyallerin özelliğini belirten ibare listelerde “Belge Türü” kısmına yazılır.
  5. Listede yer alan “Birimi: …….” kısmına …… FAKÜLTESİ/ YÜKSEKOKULU/ ENSTİTÜSÜ/ MÜŞAVİRLİĞİ/ DAİRE BAŞKANLIĞI/ MÜDÜRLÜĞÜ/ MERKEZİ” yazılır. Örnek: “İLETİŞİM FAKÜLTESİ” gibi.
  6. Listede yer alan “Alt Birimi (Ünitesi):…. kısmına belgeyi üreten ofis/büronun kodu v e adı yazılır Örneğin; “71- PERSONEL ŞEFLİĞİ” gibi.
  7. Dosya No” ilgili dosyanın konu/faaliyet numarası yazılır. “Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı”nda ilgili dosyaya karşılık gelen kodu yazılır.
  8. “Sıra No” sütununa sıra numarası verilir, aynı dosya/klasör için birden fazla sayfa kullanılması durumunda sıra numarası devam ettirilir. Aynı konuya ilişkin iki dosya/klasör varsa ikinci dosya/klasör için kullanılan listede sıra numarası devam ettirilir.
  9. “Tarih” sütununa, belgenin son işlem tarihi gün/ay/yıl olarak yazılır.
  10. Sayı” en son işlem görmüş belgenin üretilirken almış olduğu “Sayı” yazılır.
  11. Konusu” sütununa, belgenin konusunu ifade edecek kısa açıklama yazılır.
  12. Sayfa Adedi” sütununa, belgenin toplam sayfa sayısı yazılır.
  13. “Açıklamalar” kısmına belgeye ilişkin belirtilmesinde yarar olan hususlar yazılır. Örneğin; “Yazının ekleri (eklerin fazla olmasından ya da eklerin özelliğinden dolayı ayrı dosyalarda tutulmaktaysa) … numaralı dosyada” gibi, “Gizli” gibi ….
  14. Sayfa No” (sayfanın sağ alt kısmında yer alan) kısmına listenin sayfa sayısı yazılır. Örneğin bir sayfadan oluşuyorsa 1/1; 4 sayfadan oluşuyorsa 1/4, 2/4, 3/4, 4/4 seklinde numaralandırılmalıdır.

NOT:

  1. Bu listeler kurumda bundan sonra yapılması gereken “belge ve arşiv işlemleri”nin tüm aşamalarında kullanılacaktır. İlgili ünitelerin bu listeyi eksik ya da yanlış hazırlamaları daha sonra aradıkları belgelere erişememelerine ve diğer aşamalardaki işlemlerin de aksamasına neden olacaktır. Bunun için özenle hazırlanması gereklidir.
  2. Dosya İçerik Listeleri” elektronik ortamda hazırlanacak, çıktıları ilgili dosya/klasörün üst kapağının iç kısmına takılacaktır. Dosyalar “Birim Belge Merkezi ve Arşivi”ne devredilirken, bu listeler ayrıca elektronik ortamda da Birim Belge Merkezi ve Arşivi Sorumlusuna verilecektir. Birim Belge Merkezi ve Arşiv Sorumluları, üniteler bazında elektronik ortamda dosyalar oluşturarak bu listeleri tutacaktır.
  3. Üniteler, Birim Belge Merkezi ve Arşivi’ne devrettikleri dosyalara ilişkin “Dosya İçerik Listelerini” kendi bilgisayarlarında tutacaklardır. Geriye dönük belgelere erişmek istediklerinde ilgili belgenin nerede olduğunu bulmalarını sağlayacaktır.

 

tarafından| 2017-01-23T11:13:47+00:00 Ocak 23rd, 2017|Kategoriler: Standart Formlar|Dosya İçerik Listesi – BEYAS-FR-01 için yorumlar kapalı

Yazarlar Hakkında

Beyas Koordinatörlüğü Web Sayfası Yöneticisi