Güvenli bina olarak tasarlanan “Ankara Üniversitesi BEYAS / Kurum Belge Merkezi ve Arşivi Binası” yapımına 24 Temmuz 2012 tarihinde Üniversitemiz Gölbaşı Yerleşkesi’nde temel kazma çalışmaları ile başlandı.

Üniversitemizde yürütülen BEYAS ve e-BEYAS uygulamaları, iş süreçlerinde üretilen, kullanılan ve kurumsal hafızayı oluşturan belge/dosyaların arşivlenerek gelecek nesillere aktarılmasını sağlayacak fiziksel mekana duyulan ihtiyacı gündeme getirdi. Bu çerçevede “Kurum Belge Merkezi ve Arşivi Binası” için çalışmalar başlatıldı.

Binanın mimari projesi, BEYAS Koordinatörlüğü, Yapı İşleri Daire Başkanlığı ve SGB Mimarlığın birlikte yürüttüğü titiz çalışmalarla hazırlandı. Bu kapsamda üniversitenin gereksinimlerini karşılayacak bir “Kurum Belge Merkezi ve Arşivi Binası” için ihtiyaçlar belirlenerek mimari çizimler yapıldı. Bu çalışmalara üniversitemizde yürütülen BEYAS projelerinde görev alan Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü uzmanları da katkı sağladı.

Tamamen güvenli bina olarak tasarlanan yapı; yangın söndürme, iklimleme, kamera, parmak izi ile güvenliği sağlanan kapı sistemleri gibi donanım içeren yaklaşık 50.000 klasör kapasiteli kompakt raflı depolar içermektedir. Belge yönetimi ve arşiv disiplininin öngördüğü yöntem ve teknikler uygulanarak belge/dosyaların arşive kabulünün yapılacağı, temizleme odası, değerlendirme-ayıklama odası, tasnif odası, dijitalleştirme odası gibi çalışma alanlarını içeren ekip çalışmalarının yürütüleceği sisteme sahip olacaktır. Ayrıca dijitalleştirilen belgelerin elektronik ortamda depolanacağı sistem odası, çalışma ofisleri, araştırma salonu, eğitim/toplantı odası ve konferans salonu bulunmaktadır. Bu binada küçük ölçekli bilimsel toplantılar ve sempozyumlar yapılabilecektir. Yine binanın fuayesinde iş süreçlerinde yazışmaların yürütülmesinde ve belge üretiminde kullanılan araç ve gereçler sergilenebilecektir.

Bu binanın yapılması ile üniversitemiz hem yasal yükümlüğünü yerine getirmiş olacak, hem de kurumsal hafızasını korumuş olacaktır. İdari ve akademik çalışmaların birlikte yürütülebileceği bir mekan olarak tasarlanan bina tamamlandığında Ankara Üniversitesinin hafızasını oluşturan, iş süreçlerinde üretilmiş güncel ve tarihi belgelerin yer alacağı bir araştırma merkezi olacak, ülkemizde bilgi ve belge yönetimi eğitimini üniversite düzeyinde başlatılan ilk bölüm olan Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü öğrencileri için de bir uygulama laboratuvarı işlevi de üstlenecektir.

Bu bağlamda binanın yapılması için her türlü desteği veren başta Rektör Prof. Dr. Cemal TALUĞ hocamız olmak üzere, BEYAS çalışmalarını birlikte yürüttüğümüz ve her zaman desteğini aldığımız Rektör Yardımcısı Prof. Dr. Yasemin YALIM hocamıza, bina projesinin hayata geçmesini sağlayan Rektör Yardımcısı Prof. Dr. Nilgün HALLORAN hocamıza ve e-BEYAS çalışmalarını birlikte yürüttüğümüz Rektör Yardımcısı Prof. Dr. Argun KARACABEY hocamıza teşekkür ediyoruz.

Projenin hayata geçirilmesinde BEYAS Koordinatörlüğü ile birlikte çalışan Yapı İşleri ve Çevre Koordinatörü Prof. Dr. Köksal DEMİR hocamıza Yapı İşleri Dairesi Başkan Vekili Hayri ÖZDEMİR’e ve Mimar Seçkin SEZER’e destek ve katkıları için özellikle teşekkür ediyoruz. Bina çalışmalarına başından beri destek veren Strateji Daire Başkanı Ertuğrul MÜLAZIMOĞLU’na, İdari ve Mali İşler Daire Başkanı Naile KIREKER’e ve destek olan herkese çok teşekkür ediyoruz.

BEYAS ve e-BEYAS uygulamaları bu binanın tamamlanmasıyla hız kazanacak, kurumsal hafızanın denetim altına alınmasının yanı sıra, bilimsel araştırmalar için birinci el kaynakların araştırmacıların hizmetine sunulması sağlanacaktır. Cumhuriyetle yaşıt olan üniversitemizde kurulacak kurum belge merkezi ve arşivi, üniversitemiz tarihinin yanı sıra ülkemiz tarihi için de önemli bir araştırma merkezi olacaktır.

Prof. Dr. Fahrettin ÖZDEMİRCİ
BEYAS Koordinatörü