Belge Merkezi ve Arşivi Envanteri – BEYAS-FR-04

////Belge Merkezi ve Arşivi Envanteri – BEYAS-FR-04

Belge Merkezi ve Arşivi Envanteri – BEYAS-FR-04

Kurum / Birim Belge Merkezi ve Arşivleri Envanteri – İndirmek için burayı tıklayın
(Doküman No: BEYAS-FR-04)

FORMUN DÜZENLENMESİNE İLİŞKİN AÇIKLAMAYI MUTLAKA OKUYUNUZ.

“KURUM/BİRİM BELGE MERKEZİ VE ARŞİVLERİ ENVANTERİ” DÜZENLEME AÇIKLAMASI

  1. Ünitelerden gelen “Dosya İçerik Listeleri-FR-01” ve/veya “Dosya/Klasör Devir-Teslim ve Envanter Formu-FR-02” ler esas alınarak hazırlanır.
  2. Kurum/birim belge merkezi ve arşivlerinde birikmiş şimdiye kadar işlem yapılmamış dosyaların envanteri için de bu form kullanılır.

NOT: Üniteler tarafından daha önce birim belge merkezi ve arşivine devredilmiş, ancak “Dosya İçerik Listesi” ya da  “Kurum/Birim Belge Merkezi ve Arşivleri Belge/Dosya Devir-Teslim Listesi” olmayan dosyalar için Kurum/Birim Belge Mrekezi ve Arşiv Sorumluları ilgili ünite elemanlarının desteğiyle, “Kurum/Birim Belge Merkezi ve Arşivi Envanteri-FR-04” dosya düzeyinde hazırlanır. Böylece bir bütün olarak Kurum/Birim Belge Merkezi ve Arşivi Envanteri çıkarılır.

  1. “Listeleme Türü” hangi düzeyde ise ilgili kısım işaretlenir.
  2. Belge Türü” belge/dosya ve materyallerden farklı özelliklere sahip olanlar için (yazılı belge, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, CD, disket, kaset, manyetik şerit, vb.), “Kurum/Birim Belge Merkezi (Arşivi) Envanteri-FR-04”ler ayrı ayrı hazırlanır ve söz konusu materyallerin özelliğini belirten ibare listelerde “Belge Türü” kısmına yazılır.
  3. Kurumu/Birimi: …….” kısmına …… REKTÖRLÜK-MERKEZ/FAKÜLTESİ/ YÜKSEKOKULU/ ENSTİTÜSÜ/ MÜŞAVİRLİĞİ/ DAİRE BAŞKANLIĞI/ MÜDÜRLÜĞÜ/ MERKEZİ” yazılır. Örnek: “İLETİŞİM FAKÜLTESİ” gibi.
  4. Listede yer alan “Birimi/Alt Birimi (Ünitesi)” kısmına belge/dosyayı oluşturan ofis/büronun kodu ve adı yazılacaktır. Örneğin; “71- PERSONEL ŞEFLİĞİ” gibi.
  5. “Sıra No” sütununa sıra numarası verilir, ünitenin dosya/klasörleri için birden fazla sayfa kullanılması durumunda sıra numarası devam ettirilir.
  6. “Tarih” sütununa, dosya/klasörün işlem yılı yazılır.
  7. Sayı/Dosya No” ilgili belgenin sayısı veya dosyanın konu-faaliyet numarası yazılır.
    1. Sayı: Belgenin oluşumunda aldığı en son sayı numarasıdır.
    2. Dosya No: “Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı”nda ilgili dosyaya karşılık gelen koddur.
  8. Konusu” sütununa, belge/dosya/klasörün konusu yazılır. “Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı”na göre verilen addır.
  9. Adedi” sütununa, belge/dosya/klasörün sayısı yazılır (aynı konu ile ilgili birden fazla belge/dosya/klasör oluşmuşsa).
  10. “Açıklamalar” kısmına belge/dosya/klasöre ilişkin belirtilmesinde yarar olan hususlar yazılır. Örneğin; “Dosya/klasörle ilişkili belgeleri içeren ayrıca belge/dosya/klasör oluşturulmuşsa (eklerin fazla olmasından ya da eklerin özelliğinden dolayı ayrı dosyalarda tutulmaktaysa) … numaralı yada adlı dosyada” gibi, “Gizli belgeler içermektedir” gibi ….
  11. “Yer No” Kurum/Birim Belge Merkezi ve Arşivi’nde bulunduğu yer yazılır.
  12. Sayfa No” (sayfanın sağ alt köşede yer alan) kısmına formun sayfa sayısı yazılır. Örneğin bir sayfadan oluşuyorsa 1/1; 4 sayfadan oluşuyorsa 1/4, 2/4, 3/4, 4/4 seklinde numaralandırılmalıdır.
  13. “Kurum/Birim Belge Merkezi ve Arşivi Envanteri-FR-04” ilgili birim arşivlerince hazırlanır. Kurum/Birim Belge Merkezi ve Arşivi’nin belge/dosya/klasör durumunu ve arşivdeki yerlerini gösterir. “Kurum/Birim Belge Merkezi ve Arşivi Belge/Dosya Envanter Listeleri” elektronik ortamda da tutulur ve sürekli güncellenir.
  14. Ayrıca “Birim Belge Merkezi ve Arşivi Envanterleri”nin bir kopyası Kurum Belge Merkezi ve Arşivi’ne gönderilir. Kurum Belge Merkezi ve Arşivi Sorumluları, üniteler ve birimler bazında elektronik ortamda dosyalar oluşturarak bu listeleri tutar.
  15. “Kurum/Birim Belge Merkezi ve Arşivi Envanteri-FR-04” ilgili birim arşivlerince hazırlanır. Kurum/Birim Belge Merkezi ve Arşivi’nin belge/dosya/klasör durumunu ve arşivdeki yerlerini gösterir. “Kurum/Birim Belge Merkezi ve Arşivi Belge/Dosya Envanter Listeleri” elektronik ortamda da tutulur ve sürekli güncellenir.
  16. Ayrıca “Birim Belge Merkezi ve Arşivi Envanterleri”nin bir kopyası Kurum Belge Merkezi ve Arşivi’ne gönderilir. Kurum Belge Merkezi ve Arşivi Sorumluları, üniteler ve birimler bazında elektronik ortamda dosyalar oluşturarak bu listeleri tutar.

 

tarafından| 2017-01-23T11:22:28+00:00 Ocak 23rd, 2017|Kategoriler: Standart Formlar|Belge Merkezi ve Arşivi Envanteri – BEYAS-FR-04 için yorumlar kapalı

Yazarlar Hakkında

Beyas Koordinatörlüğü Web Sayfası Yöneticisi