Belge / Dosya İmha Listesi – BEYAS-FR-06

////Belge / Dosya İmha Listesi – BEYAS-FR-06

Belge / Dosya İmha Listesi – BEYAS-FR-06

Dosyayı indirmek için burayı tıklayın
(Doküman No: BEYAS-FR-06)

“BELGE/DOSYA/KLASÖR İMHA LİSTESİ” DÜZENLEME AÇIKLAMASI

  1. Belge/Dosya/Klasör imha işlemlerinin her aşamasında kullanılır.
  2. Her yıl “Birim/Kurum Belge Merkezi ve Arşivleri”nde saklama süreleri dolan “Değerlendirme-Ayıklama-İmha” çalışmaları sonucunda Komisyonca imhasına karar verilen belge/dosya/klasörler için düzenlenir.
  3. Ünitelerden gelen ve elektronik ortamda tutulan “Dosya İçerik Listeleri-FR-01” ile “Dosya/Klasör Devir-Teslim ve Envanter Formları-FR-02” ve “Kurum/Birim Belge Merkezi ve Arşivi Envanteri-FR-04”lerden yararlanılarak oluşturulur.
  4. Listeleme Türü” hangi düzeyde ise ilgili kısım işaretlenir.
  5. Belge Türü” imhaya ayrılan belge/dosya ve materyallerden farklı özelliklere sahip olanlar için(yazılı belge, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, CD, disket, kaset, manyetik şerit, vb.), “Belge/Dosya İmha Listesi-FR-06”lar ayrı ayrı hazırlanır ve söz konusu materyallerin özelliğini belirten ibare listelerde “Belge Türü” kısmına yazılır.
  6. İmha Yeri” nerede işlem gerçekleştiriliyorsa ilgili kısım işaretlenir.
  7. Listede yer alan “Birimi: …….” kısmına …… FAKÜLTESİ/ YÜKSEKOKULU/ ENSTİTÜSÜ/ MÜŞAVİRLİĞİ/ DAİRE BAŞKANLIĞI/ MÜDÜRLÜĞÜ/ MERKEZİ” yazılır. Örnek: “İLETİŞİM FAKÜLTESİ” gibi.
  8. Listede yer alan “Alt Birimi (Ünitesi)” kısmına dosyayı oluşturan ofis/büronun kodu ve adı yazılacaktır. Örneğin; “71- PERSONEL ŞEFLİĞİ” gibi.
  9. “Sıra No” sütununa sıra numarası verilir, ünitenin dosya/klasörleri için birden fazla sayfa kullanılması durumunda sıra numarası devam ettirilir.
  10. “Tarih/Yıl” sütununa, dosya/klasörün işlem tarihi/yılı yazılır.
  11. Sayı/Dosya No” ilgili belgenin sayısı veya dosyanın konu-faaliyet numarası yazılır.
    1. Sayı: Belgenin oluşumunda aldığı en son sayı numarasıdır.
    2. Dosya No: “Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı”nda ilgili dosyaya karşılık gelen koddur.
  12. Belge/Dosya No” ilgili belgenin sayısı veya dosyanın konu-faaliyet numarası yazılır. Sayı: Belgenin oluşumunda aldığı en son sayı numarasıdır. Dosya No: Kurum dosyalama sisteminde ilgili dosyanın almış olduğu koddur.
  13. Konusu” sütununa, belge/dosya/klasörün konusu yazılır. “Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı”na göre verilen addır.
  14. Adedi” sütununa, belge/dosya/klasörün sayısı yazılır (aynı konu ile ilgili birden fazla belge/dosya/klasör oluşmuşsa).
  15. “Açıklamalar” kısmına belge/dosya/klasöre ilişkin belirtilmesinde yarar olan hususlar yazılır. Örneğin; “Dosya/klasörle ilişkili belgeleri içeren ayrıca dosya/klasör oluşturulmuşsa (eklerin fazla olmasından ya da eklerin özelliğinden dolayı ayrı dosyalarda tutulmaktaysa) … numaralı yada adlı dosyada” gibi, “Gizli belgeler içermektedir” gibi ….
  16. “Yer No” Birim/Kurum Belge Merkezi ve Arşivi’nde bulunduğu yer yazılır.
  17. Sayfa No” (sayfanın sağ alt köşede yer alan) kısmına formun sayfa sayısı yazılır. Örneğin bir sayfadan oluşuyorsa 1/1; 4 sayfadan oluşuyorsa 1/4, 2/4, 3/4, 4/4 seklinde numaralandırılmalıdır.
  18. Listenin sonuna tarihle birlikte Komisyon başkanı ve üyelerinin adı açılır ve gerekli imzaların tamamlanması sağlanır.
    1. Tarih” kısmına belge/dosya/klasörlerin imha edilmesinin karar tarihi yazılır.
    2. Komisyon başkanı ve üyeleri tarafından imzalanır.
  19. İmha işlemi belge düzeyinde ise, imha edilecek belgeler, dosyalardan çıkarıldıktan sonra “Dosya İçerik Listeleri-FR-01”lerde durum belirtilir ya da yeniden düzenlenir ve eskisi dosyadan çıkarılarak yenisi dosyaya konur.
  20. İmha işlemi dosya/klasör düzeyinde ise, imha edilecek dosya/klasörler, Birim Arşivi Envanteri-FR-04” lerde durum belirtilir ya da yeniden düzenlenir.
  21. Belge/Dosya/Klasör İmha Listeleri-FR-06” Birim/Kurum Arşivi’nce 2 (iki) kopya hazırlanır. Bir kopyası Birim/Kurum Belge Merkezi ve Arşivi’nde dosyalanarak saklanır ve bir kopyası üst makamlardan onay almak için ilgili yerlere gönderilir.
  22. İlgili onayların alındığını gösteren belgeler Birim/Kurum Belge Merkezi ve Arşivi’nde saklanır.
  23. Ayrıca “Belge/Dosya/Klasör İmha Listeleri-FR-06” elektronik ortamda da Birim/Kurum Belge Merkezi ve Arşiv Sorumlusu tarafından tutulur. Birim/Kurum Belge Merkezi ve Arşiv Sorumluları, üniteler/birimler bazında elektronik ortamda dosyalar oluşturarak bu listeleri tutarlar.

 

tarafından| 2017-01-23T11:24:43+00:00 Ocak 23rd, 2017|Kategoriler: Standart Formlar|Belge / Dosya İmha Listesi – BEYAS-FR-06 için yorumlar kapalı

Yazarlar Hakkında

Beyas Koordinatörlüğü Web Sayfası Yöneticisi