Ankara Üniversitesi Kurum Belge Merkezi ve Arşivi binası 20 Mart 2014 tarihinde törenle hizmete açıldı. Üniversitenin Gölbaşı yerleşkesinde bulunan Kurum Belge Merkezi ve Arşivi, ilk olması açısından diğer devlet kurumlarından büyük ilgi gördü. Merkezin açılmasının hemen ardından Elektronik Belge Yönetimi ve Arşiv Uygulamaları Sempozyumu düzenlendi.

Kurum Belge Merkezi ve Arşivi binasının açılışında konuşan Ankara Üniversitesi Rektörü Prof. Dr. Erkan İbiş, ülkelerin güçlü kalabilmesi için teknolojik değişimi çok yakından takip etmesi gerektiğini belirterek Ankara Üniversitesi’nin de bu amaçla 2007’de temelleri atılan Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) uygulamasını başlattığını ifade etti. Prof. Dr. İbiş, Ankara Üniversitesi’nin Türkiye’nin ilk üniversitesi olarak çok köklü bir geçmişe dayandığını ve bu köklü geçmişin gelecek kuşaklara aktarılması için BEYAS ‘ı ve Kurum Belge Merkezi ve Arşiv Hizmetini çok önemsediklerinin altını çizdi. Prof. Dr. İbiş, Merkezin aynı zamanda öğrenciler için uygulama laboratuvarı da olacağını belirterek “ Artık bilgi bankamız elimizin altında olacak” dedi. Prof. İbiş, aynı zamanda Ankara Üniversitesinin çevre dostu bir üniversite olduğuna dikkati çekerek “ Ağaç kurtardığımız için çok mutluyuz” dedi.

Törende konuşan TÜRKSAT Genel Müdürü Dr. Özkan Dalbay ise, dünyanın şu anda bilgiye dayalı bir rekabet üzerinde döndüğünü ve ülkelerin de buna dair politikalar ürettiğini belirterek sadece bir kurumunun dönüşmesinin bu rekabette yeterli olmadığını, asıl hedefin bilgi toplumuna dönüşmek olduğunun altını çizdi. Türkiye’nin bilgi toplumuna dönüşüm anlamında son 10 yılda önemli bir aşama kaydettiğinin belirten Dr. Dalbay, Ankara Üniversitesi’nin bu konuda yaptığı çalışmaların çok önemli olduğunu, Ankara Üniversitesinin BEYAS projesi ile yılda 3000 ağacın kesilmesini önlediğini sözlerine ekledi.

Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi Koordinatörü Prof. Dr. Fahrettin Özdemirci ise, gelecek kurumlara bilgilerin aktarılması için her kurumda gerekli tedbirler alınması gerektiğini, bu anlamda arşiv oluşturulmasının devlet olmanın gereklerinden biri olduğunu belirterek Milli arşivlerin de ülkelerin bağımsızlığının gereği olduğunu vurguladı. Türkiye’nin milli arşiv kanununa ihtiyacı olduğuna dikkat çeken Prof. Dr. Özdemirci, “Arşivler hazinedir ve yeryüzüne çıkarılmalıdır. Her kurumun tarihin bir parçasını yazar, önemli olan bu tarihi yaşatmak ve geleceğe taşımaktır. Ankara Üniversitesinin tarihini yaşatmak ve geleceğe taşımak misyonunu BEYAS ile başlatarak bu konuda öncü olmuştur.” dedi.

YÖK tarafından da tüm üniversitelere örnek olarak gönderilen ve marka tescil belgeleri alınmış olan EBEYAS sisteminin bir parçası olan Elektronik Arşiv Binası hakkında da bilgi verildi. Elektronik Arşiv Binası, tamamen güvenli bina olarak tasarlanmış, yangın söndürme, iklimleme, kamera sistemleri, parmak izi ile güvenliği sağlanan kapı sistemleri gibi donanımlara sahip olup aynı zamanda yaklaşık 50.000 klasör kapasiteli kompakt raflı depolar içeriyor. Binada aynı zamanda bir Arşiv müzesi yer alıyor. Müzede yazışmaların yürütülmesinde kullanılan araç ve gereçler ile eski belgeler bulunuyor.

Üniversite ve Araştırma Kütüphanecileri Derneği Başkanı (ÜNAK) Dr. Nevzat Özel, kurumsal yapıların varlıklarını sürdürebilmeleri açısından bilgi teknolojilerinin vazgeçilmez hale geldiğini belirterek Ankara Üniversitesinin Kurum Belge Arşivi’nin ve Belge Yönetim ve Arşiv Sisteminin birçok kurumu cesaretlendirmesini dilediğini ifade etti.

Ankara Üniversitesi Kurum Belge Merkezi ve Arşivi/BEYAS Koordinatörlüğü Binası törenle hizmete açıldıktan sonra 20-21 Mart 2014 tarihlerinde devam edecek olan Elektronik Belge Yönetimi ve Arşiv Uygulamaları Sempozyumuna geçildi.

Üniversite ve Araştırma Kütüphanecileri Derneği (ÜNAK) ve Ankara Üniversitesi’nin işbirliği ile yapılan ve 500 kişinin üzerinde katılımcı ile gerçekleştirilen sempozyumda, belge merkezleri ve arşiv mimarisi, elektronik belge yönetimi, mobil uygulama, yazılım/donanım, elektronik imza, m-imza, bilgi güvenliği, arşiv mekânları, arşiv belgelerinin dijitalleştirilmesi ve benzeri konular, alanlarında uzman akademisyenler ve uygulamacılar tarafından ayrıntılı olarak ele alındı.

Sempozyumun ilk oturumu “Kurumlarda Belge Merkezi ve Arşiv Mekânları” konusunda yapıldı. Ankara Üniversitesi öğretim üyesi Prof. Dr. Mustafa AKBULUT’un oturum başkanlığı yaptığı oturumda; Marmara Üniversitesi öğretim üyesi Doç. Dr. Oğuz İCİMSOY “Kurumlarda Arşiv Mekân-Donanım Gereksinimi ve Mekân-İnsan İlişkisi”, ODTÜ Mimarlık Fakültesi Dekanı Prof. Dr. Ali CENGİZKAN “Arşiv Binaları ve Arşiv Mekânlarında Mimari”, Mimar Seçkin Sezer BAYDAR “Arşiv Mekân Tasarımı ve Mimari Özellikleri: Ankara Üniversitesi Kurum Belge Merkezi ve Arşivi Hizmet Binası” konulu sunumlarını yaptılar. Arşiv mekanlarının nasıl olması gerektiği, taşıması gereken mimari özellikler ve deneyimler sunuldu.
Ankara Üniversitesi’nden Prof. Dr. Fatoş Subaşıoğlu’nun başkanlığını yaptığı ikinci oturumda ise “Arşiv Belgelerinin Dijitalleştirilmesi ve e-Arşiv Uygulamaları” konusu ele alındı. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’den Mehmet TORUNLAR “De re Diplomatigue’den Dijitalleştirmeye Arşiv Serüveni: Güvenilirlikten Güvenliğe”, Cumhurbaşkanlığı’ndan Yavuz Emir BEYRİBEY “Kurum Arşivlerinden Kurum Veri Merkezlerine…”, TÜBİTAK-BİLGEM Bilişim Teknolojileri Enstitüsü’nden Fikret ŞANLI “Dijitalleştirmede OCR ve ICR Çözümleri”, Ankara Üniversitesi ve Hacettepe Üniversitesi’nden Dr. Nevzat ÖZEL ile Arş. Gör. Tolga ÇAKMAK “Arşiv Belgelerinin Dijital Ortamda Tanımlanması ve Erişime Sunulması” ERK Yazılım’dan Mustafa YEŞİLYURT “Arşiv Belgelerinin Dijitalleştirilmesi Serüveni”, ANKAREF’ten Mustafa DURMAZ “Dijitalleştirme Teknolojileri” konulu sunumlarını yaptılar. Arşiv belgelerin dijitalleştirilmesinde izlenmesi gereken yol ve yöntemler ile deneyimler katılımcılarla paylaşıldı.